Effektivisering eller ineffektivisering? (Uppdaterad 25/3 10.15)

Chefsingenjören publicerade igår ett skrämmande inlägg om tillståndet i Försvarsmaktens logistiska organisation efter införandet av den senaste versionen av datasystem PRIO, i den civila världen känt som SAP. Som Chefsingenjören påpekar drabbade problemen med PRIO tidigare endast löner, resor och tidredovisning utan efter de så kallade "införande 3-4" även Försvarsmaktens förmåga att tillhandahålla reservdelar och förbrukningsmateriel från de centrala förråden.

Som så många befarat gick inte införande 3-4 så smidigt som förväntat. För att citera Chefsingenjörens inlägg från igår:

"- Att knappa in ett ärende tog i förra utgåvan ca 6 knapptryckningar. I den nya tar det upp emot 130 knapptryckningar!


- I förra utgåvan klarade driftpersonalen av att hantera ca 1100 ärenden dagligen. I den nya klarar man av ca 800 i veckan!"

Som Chefsingenjören också nämner så har man på förbandsnivå försökt hantera detta med egen kreativitet genom att skapa egna små lager av sådant som man vet går åt och hantera registreringen via papper. Tyvärr verkar inte problemen ha försvunnit i samma takt som de lokala lagren och konsekvenserna blir därefter. Härom dagen kunde man på Försvarsmaktens hemsida få en inblick i konsekvenserna längst ut i underhållskedjan där flygtekniker tvingas kannibalisera vissa Gripenflygplan efter reservdelar för att hålla andra flygplan flygande. En fullständigt bisarr situation som man har svårt att förstå kan existera hos en försvarsmakt i djupaste fred på 2000-talet, men livet är ju fullt av överraskningar.

Införande 3-4 startade med att PRIO stängdes ned under nästan en hel månad varvid hela Försvarsmakten var tvungen att ta höjd för detta i sin verksamhet i allt från resor till uthämtning av materiel på förråd och reservdelsförsörjning. Vissa undantag kunde göras, men skulle i så fall godkännas av chef på högre nivå. Samtidigt som PRIO uppdaterades, genomfördes Flygvapnets största flygövning för året med samtliga fyra svenska gripendivisioner, den taktiska utvecklingsenhetern för JAS 39, radarspaningsflygplan och därtill de norska och finska flygvapnen. Uppdateringen av PRIO fick då till följd att en gripendivision såg sig tvingad att ställa sin verksamhet en tid innan övningen för att garantera reservdelsförsörjningen under övningen.

Man kan ju rimligen ställa frågan vilket större svenskt företag som klarar av att stänga ner sitt affärsdatasystem under en hel månad? För bankkunder går byten av datasystem oftast obemärkt förbi då dessa sker under någon enstaka timme en helgnatt. Likaså är det med årsskiften. Detta är ingenting som kunden märker av. Man kan då rätteligen fråga sig hur en försvarsmakt som rimligen har operativa krav på sig ska behöva närmare en månad?

Problemen med PRIO och SAP borde dock inte har varit okända. Vårt västra grannlands försvarsmakt gick över till SAP för några år sedan och med liknande problem som Försvarsmakten idag har. För tre år sedan skrev Aftenposten om att halva det norska flygvapnet stod på marken efter att brist på reservdelar uppstått då Forsvaret gått över till SAP. Liksom i Sverige fick man ta in stora mängder konsulter för att rätta till verksamheten. Liksom i Sverige har även notan för SAP blivit avsevärt dyrare än beräknat. I Norge var beräkningen för drygt två år sedan att notan skulle bli dubbelt så dyr som planerat. I Sverige ligger beräkningen än så länge på 4 mdr kr för införandet av PRIO.

Intressant i sammanhanget är också att Statskontoret efter en granskning av PRIO år 2009 rekommenderade att man skulle avvakta med införande 3-4 tills andra funktioner och oklarheter retts ut. Försvarsmaktens svar blev veckorna efter lägga ett kontrakt på införande 3-4. Märkligt kan tyckas, men samtidigt är det just i införande 3-4 och 5-6 som de egentliga vinsterna med PRIO anses finnas, när en rad mycket gamla DOS-baserade datasystem (det finns t o m de som är ännu äldre – 60 år gamla...) äntligen kan fasas ut. Dessa skulle egentligen ha ersatts långt tidigare, men utvecklingen av de system som ursprungligen skulle ersätta dem avbröts i slutet av 90-talet efter stora investeringar och likaledes stora problem. Att systemen behöver moderniseras och förbättras råder inget tvivel om, men görs det på rätt sätt och blir det mer "pang för pengarna"?

Redan 2009 sade den dåvarande chefen för införandet av PRIO i Försvarsmakten att det stora problemet var personalens bristande utbildning i att hantera systemet och det nu skulle avhjälpas. I en intervju med Computer Sweden i förra fredagens nummer (del 1, del 2) med anledning av just problemen med införande 3-4 förklarade den nuvarande chefen, flottiljamiral Thomas Engevall, att de nuvarande problemen framförallt är orsakade av personalen utbildningsbrist och att "systemet har inte speciellt många barnsjukdomar och det beter sig som förväntat" (Ett antal lärdomar borde ju ha kunnat dras från Norge). Enligt artikeln har också leverantören, IBM, ett kristeam på 20-25 personer på plats över tiden på Försvarsmaktens centrallager i Arboga. (Läs gärna vidare hos Chefsingenjören för uppdatering över hur läget utvecklat sig)

Att hänvisa till utbildningsbrister är en enkel utväg. Stämmer det som uppges hos chefsingenjören att en uppgift nu gått från 6 till 130 knapptryckningar och antalet lösta ärenden från 1100/dag till 800/vecka är det mycket allvarligt. Det är brister som inte ens utbildning löser. Apropå utbildning kunde man i senaste numret av Försvarets Forum läsa angående den nya versionen av PRIO: "ADL­-utbildningarna har utvecklats väsentligt sedan tidigare och du genomför dem vid din dator. Kurserna förklarar på en övergripande nivå processer, verksam­ hetsregler och stödet som finns i Prio. En nyhet är att du måste vara aktiv och själv söka vilka kurser du ska genomföra". Ja, det var ju glädjande...


I samband med införandet av PRIO var budskapet från försvarsmaktsledningen att det inte är PRIO som ska anpassa till Försvarsmakten utan Försvarsmakten som ska anpassas till PRIO. Det verkar fortfarande gälla. Frågan är om det nu är färre eller fler heltidstjänster sysselsatta efter HR-transformationen och införandet av PRIO? Har det sparats några pengar och hur har Försvarsmaktens operativa effekt påverkats? För att travestera general Pyrrhus: Med sådan här effektiviseringar har vi inte råd med ytterligare effektiviseringar.

En sak är i alla fall säker. Jobben är mycket trygga för konsulterna som ska hjälpa till med SAP/PRIO.

Uppdatering 25/3 10.15: DN skriver nu om omstruktureringsarbetet i Försvarsmakten och där uttrycker några intervjuande funderingar kring att inte PRIO skulle användas istället för det internetbaserade Reachmee. Som påpekas är delgivningen av samtlig information om samtliga försvarsmaktens anställda över internet inte en god idé. Frågan är hur god idén är att använda PRIO då stora delar av försvarsmaktens anställda saknar tillgång till PRIO, framförallt de i utlandstjänst, men även de som tillfälligt tjänstgör i andra myndigheter. Likaså har ju licenskostnaden för PRIO inneburit att man konstant försöker hålla antalet licenser på lägsta möjliga nivå. I det längre perspektivet kan man fråga sig hur klokt det är att samla informationen från nästan 100 olika datasystem i ett och samma system och till vilken det potentiellt kommer att finnas tusentals åtkomstpunkter.