Gästinlägg: En lekmans syn på projekt PRIO

Till att börja med vill jag klarlägga att jag helt och fullt håller med om att det är absolut nödvändigt att Försvarsmakten ersätter den enorma floran med IT-system man har suttit med, med ett eller några få nya. Situationen som har växt fram har varit ohållbar. Däremot ställer jag mig väldigt frågande till det vi har landat i – system PRIO.

Enligt Statskontorets granskning kommer kostnaden för projekt PRIO snarare landa på närmare 4 miljarder än budgeterade 2,5 miljarder. 4 000 000 000kr. Hur kan utveckling och implementering av ett IT-projekt kosta dessa summor, när man dessutom utgått från ett redan befintligt system? Grovt räknat hade FM kunnat anlita 500st IT-konsulter som för 1000kr i timmen arbetade i tre år (2 miljoner/år x 500 konsulter x 3år = 3 miljarder)…8 timmar om dagen, 260 dagar om året (helger borträknat). Då finns det fortfarande utrymme för 1000 personer att enbart ägna sig åt att testa systemet i två år. Tydliggjort på ett annat sätt handlar det om 1500 manår för systemutveckling och ytterligare 2000 manår för systemtest. Smaka på det.

Jag är väl medveten om att det endast har gått några månader sedan systemet implementerades ute på en del förband och jag tycker absolut att vi måste vara beredda att ge det en del tid innan vi helt dömer ut det. Inte desto mindre så är det extremt frustrerande att som väldigt arfaren datoranvändare (jag jobbade tidigare inom IT-branschen och använder datorn flitigt även privat) arbeta med ett så otroligt icke-intuitivt system. Hade jag gått till affären och köpt ett ekonomihanteringssystem och fortfarande, efter flera timmars interaktiv utbildning och tappra försök att använda programvaran, inte hade mer känsla för hur programmet fungerar så hade jag rent ut sagt slängt det i papperskorgen och tittat efter något annat.

Jag väljer här att i huvudsak kritisera ekonomidelen i PRIO eftersom det är den del jag kommit mest i kontakt med.

Min första kritik handlar om det mest uppenbara – gränssnittet – det vi ser när vi startar och använder programmet. Att det inköpta systemet i grunden använder helt andra begrepp än vi är vana vid är en sak. Att vi däremot inte kan fortsätta använda oss av redan etablerade begrepp är en annan. Jag skulle tro att näst intill alla FM-anställda vet vad begreppen org och akt innebär. Varför kan vi inte fortsätta att använda oss av dessa? Allt som krävs är en översättning i databasen – vad systemet i bakgrunden kallar saker och ting för är en sak. Vad vi ser är en helt annan.

Ett annat stort problem i gränssnittet är varför man inte skriver ut saker och ting i klartext. Varför? Skulle inte det underlätta? Om jag nu som enskild användare själv ska sitta och knappa in allehanda beställningar mm så skulle det underlätta enormt om det faktiskt stod utskrivet vad t.ex. aktiviteten (förlåt – nätverksaktiviteten) heter och inte bara stå som en elvasiffrig kod.

Min andra punkt rör budgeteringen och möjligheten till uppföljning. Det normala är att man budgeterar för en verksamhet genom att tala om vem (org) som kommer att göra vad (akt) och vad det kommer att kosta. Så budgeterade vi tidigare och vad jag har förstått, även efter införandet av PRIO. När vi däremot månadsvis vill följa upp hur mycket pengar vi har gjort av med så kan vi hör och häpna inte få utfallet på samma org och akt. Nej nu får vi istället utfallet till del ihopklumpat på nivån ovanför (deluppdrag) men till största del på enhetens övergripande kostnadsställe. Vad säger detta oss? För att tala klarspråk – inte ett skit! Möjligheten till relevant ekonomisk uppföljning är näst intill borttagen. Det enda vi kan göra är att gissa oss till hur mycket kostnader som hör till de olika aktiviteterna. Borde inte det absoluta och mest självklara utgångsläget vara att vi ska kunna utläsa utfall på samma nivå som vi har budgeterat?! Det övergår helt mitt förstånd hur man har kunnat missa detta!

Utöver ovanstående så har jag en rad synpunkter på huruvida vi lyckas förbättra några processer med hjälp av PRIO och huruvida vi egentligen sparar in några resurser. Jag anser att vi lurar oss själva när vi lägger ut en massa administrativt arbete från experterna (avropare, resehandläggare mm) till den enskilda medarbetaren. Det är lätt att i många fall dra en parallell till exemplet med läkare och läkarsekreterare. Jag väljer dock att lämna det därhän den här gången. Jag gör istället ett försök till att förstå hur det har kunnat bli så här.

Min bästa gissning är att FM inte har haft rätt kompetens vid upphandlingen av systemet. Av egen erfarenhet så vet jag att det krävs stor erfarenhet och rätt kompetens för att lyckas skriva en kravspecifikation på vad det är man egentligen vill ha. Vid framtagande av en kravspecifikation så krävs ett deltagande av både teknisk kunnig personal, personal som kan processerna som systemet ska stötta men också tilltänkta slutanvändare. Kontentan är helt enkelt – som man frågar får man svar. Att tvingas anpassa organisation och processer efter ett IT-system och inte tvärtom talar sitt tydliga språk – FM har inte gjort rätt.

Hur går vi då vidare utifrån det läge vi nu befinner oss i? Det viktigaste och troligtvis svåraste FM måste göra är att lägga allt vad prestige heter åt sidan och sedan titta med så neutrala ögon som möjligt på detta projekt. Det finns i synnerhet två frågor som man ärligt måste svara på för att hitta en konstruktiv fortsättning;

1. Vad har det kostat hittills och vart ser kostnaderna ut att landa (inklusive de sista delmodulerna)? Vilka alternativkostnader finns (får vi i slutändan ut mer effekt om vi använder kvarvarande medel på annat?)?

2. Får vi det stöd vi vill ha av systemet (t.ex. avseende ekonomisk uppföljning) som vi vill? Vad är kostnaden för att få det stöd vi verkligen behöver?

Det är mycket möjlighet att jag missförstått något avseende system och projekt PRIO och tar tacksamt emot konstruktiva tillrättalägganden i kommentarerna. Var dock medvetna om att det här trots allt inte är mer än en lekmans syn på det hela.


/Tänkarn



Se även "Datainspektionen kritiserar PRIO"

21 kommentarer:

Bkan sa...
1 december 2010 23:26  

Mycket av pengarna har nog använts till marknadsföring och gage till skådespelare som på datorer utan högtalare(sic!) har talat om för oss att vi behöver ett nytt system.

Det måste ha varit en kraftfull felsatsning, ska vi byta system behövs det bara en sak, en order. Om systemet lämnar felmeddelanden på tyska(sic!) spelar det tyvärr ingen roll om vi lägger ytterligare pengar på marknadsföring. Och då jobbar jag ändå på ett förband som rullats ut sent, när de värsta buggarna borde ha hittats och rättats.

Anonym sa...
2 december 2010 00:49  

Ett system som ska ersätta en stor mängd specialiserade program kommer av naturliga skäl bli en mellanmjölkslösning - inte vara riktigt bra på något.
Jämför med ett multiroll flygplan. man tvingas vid designen kompromissa för att få det hela att gå ihop. Jag är i fallet PRIo högst skeptiskt till att de sammanlagda vinsterna överväger nackdelarna som följer av ovan nämnda kompromisser...

Anonym sa...
2 december 2010 06:32  

Det blir såhär när ekonomernas verksamhet styr samt att cheferna inte tar sitt ansvar. Det behövs mer indirekt ledningsförmåga i FM.

Anonym sa...
2 december 2010 07:56  

@Anonym 06:32
Problemet är nog dessvärre att inte ens ekonomerna varit med ordentligt i processen, med tanke på hur svårhanterligt systemet är. Jag hör dagligen hur vår enhetsekonom sitter och svär över PRIO. Jag menar att om vi nu inte ens kan få utfall på samma nivå som vi budgeterar så kan inte ekonomer ha fått säga sitt.

/Tänkarn

Roger Klang sa...
2 december 2010 09:01  

Jag skulle vilja lägga till ett par frågor, som man ärligt måste svara på:

3) Vad kan man göra för att företaget (IBM) ska ta sitt ansvar och antingen fixa PRIO eller betala tillbaka pengarna som redan kommit dem tillhanda.

4) Kan man stämma IBM om de inte gör detta.

Fd ekonom i HKV sa...
2 december 2010 09:36  

Det var inte ekonomerna i FM som drev fram detta elände utan en officer och ingenjör. Vi ekonomer i HKV varnade ÖB via vår fackförening SACO/HKV för konsekvenserna men blev nonchalerade och hånade -men nu har det gått precis som vi förutsade redan 2003. Tycker du att din elräkning blivit obegripligt hög skall du veta att samme officer nu sitter som strateg på Vattenfall. Det är tröttsamt att alltid höra att det är ekonomernas fel att Försvaret slösar bort pengar.

Ekonom sa...
2 december 2010 11:17  

Jag håller helt med skribenten att det är extremt viktigt att beställaren är kompetent nog för att projektet ska kunna genomföras. Men min fråga är varför hela tiden detta ord prestige återkommer. Är det det enda ni har kvar i FM, så det måste revirpinkas hela tiden? Varför är det så svårt att inom just denna myndighet, precis som man klarar av i många privata sammanhang, berätta när man gör fel och rätta till det. Jag minns iaf frasen: "Gör om, gör rätt!".

Anonym sa...
2 december 2010 19:49  

@Bkan

När jag tittade på filmen med den åsyftade skådespelaren, så blev jag inte klok på om han tog uppgiften på fullt allvar, eller om han drev med den.

/PRIO-"utbildad".....

Anonym sa...
2 december 2010 22:06  

Vi får inte glömma bort att i slutändan är det ansvariga chefer som fattar alla beslut inom FM. Bland alla märkliga beslut eller ickebeslut som undergrävt förtroendet för HKV/FML är väl PRIO kronjuvelen.

Vi borde fundera på vilka vi befordrar till chefer och varför. Det kan inte vara så lätt att övertalas av powerpoint presentationer och glömma all egen erfarenhet. Tyvärr får jag en känsla av att ledningen är "gubbifierad" av en generation som gjort karriär på grunder som åtminstone jag inte förstår.

Nej, skicka in lite nytt blod på Lidingövägen och skit i om de inte varit handläggare i 15 år innan.

/Mellanchefen

Anonym sa...
2 december 2010 22:20  

Just gränssnittet är det mest katastrofala jag sett på länge.Extremt användarfientligt.

Varför så många siffror istället för klartext?

Varför så många olika namn på samma sak?

Var finns definitioner och förklaringar till allt som står?

Varför så segt system? Det tar eoner av tid att "öppna" sidor med arbetstid, resor och annat som skall kontrolleras.

Stackars plutonchefer som snart sitter med 40-50 individer som skall ha ÖD, övertid, resor etc godkända.

Skrota shiten och skaffa något som går att använda för behovet finns.

Anonym sa...
4 december 2010 10:30  

PRIO är ett bra medel för försvarsmaktsledningen att gömma sina egna tillkortakommanden bakom och kanalisera de anställdas kritik mot en yttre gemensam fiende... "Håll dem sysselsatta med att försöka få ut sin lön och tillägg så har de inte tid att klaga på oss och det nya personalförsörjningssystemet"

Emil Vikström sa...
18 december 2010 12:56  

Användarens syn och kritik på hur ett system fungerar är den viktigaste informationen som finns om ett IT-system. Systemet ska vara skrivet utifrån användaren och det önskade arbetsflödet, ingenting annat.

Jag tror därför att din analys är helt korrekt. Jag har inte varit inblandad i projektet och vet knappt vad det handlar om, men dina reaktioner som användare är just typiska för ett misslyckat IT-projekt. På dig låter det som ett kraftigt ändrat arbetsflöde och ett system som är svårt att förstå.

För övrigt är det helt misslyckat med ett system där man använder databasens tekniska primärnycklar (siffror) istället för aktiviteten i klartext. För mig som utomståedne lter det som att systemet skulle behöva till exempel en autokompletteringsfunktion där man skriver en del av aktivitetens namn och får upp de träffar i databasen som matchar.

Att hitta på nya termer låter helt enkelt som ett dålig utförd bakgrundsforskning av programmerarna.

Men det absolut största problemet, som påverkar ekonomin i projektet kraftigt, är nog att de försökt slå ihop många olika system i ett enda. Sådana omfattande förändringar gör att det bara finns ett fåtal företag som på ett korrekt sätt kan räkna på projektet. Det är något dessa företag vet om så de vet att de har fria händer att salta räkningen.

Jag håller därför med om att det bästa vore att ta in konsulter på timme (trots storleken på projektet) och utveckla det i egen regi. Det är nog nästan alltid den bästa lösningen för stora IT-projekt: att anställa en huvudansvarig som sedan tar in konsulter. Det är enda sättet att få sitt eget intresse i fokus och slippa stå med ett system som bara precis når upp till kravspecifikationen.

Anonym sa...
21 december 2010 22:24  

Herregud vad gnälls om PRIO

Om nu försvarsmakterna i Norge, Danmark, USA, Tyskland, Canada, Israel, Indien mfl. klarar att köra SAP varför då inte Sverige?

Jag tar jag för givet att ni alla dokumenterar dessa brister, lyfter dem och driver dem mot PRIO så att ni får igenom förändringarna... eller?

Cynisk sa...
21 december 2010 23:12  

"...får igenom förändringarna" hahahaha. I vilken värld lever du?

I dagens officiella Sverige gäller den officiella linjen fastställd av myndighetsledningen. All kritik är bara ett tecken på budbärarens bristfälliga kompetens eller dåliga inställning.

PRIO är fantastiskt, det är Försvarsmaktens verksamhet som är dåligt anpassad bara.

Anonym sa...
21 december 2010 23:20  

Hur många krig har de uppräknade staterna vunnit sedan PRIO infördes? Bara undrar!

Anonym sa...
22 december 2010 10:32  

@Cynisk

Självklart är det ingen dans på rosor men att sitta med armarna i kors och hua och bua kommer knappast göra saken bättre. PRIO är här för att stanna, antingen gör man något åt problmen eller så är det bara att gilla läget. Är det någon organisation som borde ha vanan inne att jobba lösningsfokuserat och inte problemorienterat så är det väl ändå FM.


/Realist

Cynisk sa...
22 december 2010 11:10  

@Realist

Jag var kanske lite raljant men tyvärr blir man sån i FM. Problem dominerar och du tillåts inte hitta lösningar.

Det är meningen att du ska gilla läget, inte försöka ändra det till det bättre.

Jag vet få andra organisationer där personalen huvudsakligen ägnar sig åt icke-huvudverksamhet såsom det görs i FM.

Anonym sa...
22 december 2010 14:02  

Jag vet inte om det är en tröst att det faktiskt inte verkar vara ett dugg bättre med "stödsystemen" i den civila världen.

En morgon för någon månad sen passerade jag en TV i fikarummet och blev stående en stund. Jag trodde först att gästen i TV-soffan (jag tror det var TV4) pratade om PRIO... Det tog en stund innan jag kom på att jag en vecka tidigare läst en recension om en ny bok som helt enkelt heter "Jävla skitsystem". Den handlar om folks frustration över stödsystem i allmänhet (och inte bara SAP-system!).

Presentationen på bokia.se lyder:
"Förbannade jävla skitsystem!!
Så har förmodligen så gott som alla svenskar svurit. Över tidrapporteringssystem som man inte förstår sig på, över ekonomisystem som krånglar, över register och databaser som hela tiden verkar äta upp just den tid som de skulle spara åt oss.
I den nya digitala arbetsmiljön är det människan som tvingas anpassa sig efter maskinerna i stället för tvärtom.
Följden är ökad stress och psykisk ohälsa för alla som måste ta sig an ständigt nya krångligheter. Och som alltför lätt själva tar på sig skulden att de inte är datormogna, att de är för gamla, inte hänger med.
Jävla skitsystem! är den första boken på svenska som tar upp dåliga datasystem ur ett arbetsmiljöperspektiv.
Boken lär dig att känna igen vad det är som stressar dig på jobbet. Och vad vi tillsammans kan göra åt det."
Jävla skitsystem! av Jonas Söderström. ISBN 9174370685.

Anonym sa...
22 januari 2011 20:16  

Läs gärna Jonas Söderströms nyutkomna bok "Jävla skitsystem". Boken beskriver problematiken med undermåliga IT system och övertron på de effekter de ska leverera till gagn för kärnverksamheten. Utlovade förbättringar inträffar sällan utan leder istället till utbrända och frustrerade medarbetare som tappar fokus på huvuduppgifterna. Dåliga IT system motverkar sitt ursprungliga syfte. Detta är just precis vad som sker i Försvarsmakten i och med införandet av PRIO som kan fungera som ett bra exempel på ett "jävla skitsystem"

Anonym sa...
24 februari 2011 19:57  

Det går bra att kritisera PRIO men vad är alternativet, det finns ju inte något standardiserat system som helt passar FM utan anpassningar.

FM huvuduppgift är ju inte strid eller krig (inte sen 1804) utan att flytta mtrl och personal

Anonym sa...
11 april 2011 18:36  

Hahahaha!
Love it!

SAP är tyskarnas hämnd på kriget.
Oavsett om man tycket att FMs uppgift är att kriga eller "flytta mtrl och personal" så är den iaf inte att upphandla IT-system.
Skrota PRIO, på en gång, svälj stoltheten, gå över parken och be FMV om "ett fungerande IT-system" tack!

Räknare



Creeper
Vilka myndigheter besöker Wiseman's Wisdoms?


MediaCreeper
Vilka media besöker Wiseman's Wisdoms?

Top Politik bloggar Politik Blogglista.se Politik Twingly BlogRank BloggRegistret.se

Twitter


Senaste kommentarerna

Bloggar jag följer

Knuff

Politometern

Bloggintresserade