Gästinlägg: Replik FSV ekonomiska modell

Innan Folk och Försvars rikskonferens i Sälen skrev FMV:s chef för Förråd, Service, Verkstäder (FSV), Tomas Salzmann, ett gästinlägg här med anledning av en diskussion som uppstått på Twitter rörande påslag som FSV gjorde på tjänster som säljs till Försvarsmakten. Ursprungsuppgifterna som fick Tomas Salzmann att reagera kom från signaturen @DDrilog, som inkommit med en replik. Detta gästinlägg skulle egentligen ha publicerats tidigare under den gångna veckan, men Sälen och uppslammade uppgifter hos mig gjorde att så ej blev fallet. 

Debatten lär fortsätta.

Wiseman

––––––––––––––––––––––––––––––––––––


Replik FMV/FSV ekonomiska modell


Jag blev för ett par dagar sedan tillfrågad av Wiseman om jag var villig att replikera på C FSVs gästinlägg angående myndighetens ekonomiska modell.

Här kommer nu min inledande syn på vilka problem som föreligger med nuvarande lösning med FMV/FSV som underhållsleverantör till Försvarsmakten samt ett förslag på vad jag anser kan vara ett första steg för att komma tillrätta med problemen.

FMV= http://www.fmv.se/sv/Om-FMV/
FSV= Förråd Service och Verkstäder är en del av FMV http://www.fmv.se/sv/Om-FMV/Organisation/Verksamhetsomraden/FSV/
FM= Försvarsmakten http://www.forsvarsmakten.se/sv/ ”Kärnverksamheten”


Effektivisering?

Försvarslogistik skall närmast ses som en mängd långa kedjor av händelser och verksamhet som möts vid flera tillfällen innan leverans sker till den som har behov av effekt. Att som C FSV endast effektivisera sin egen del av logistikkedjan och dessutom effektivisera främst i monetära termer ger dessvärre stora svängningar och skapar ineffektivitet någon annanstans i Försvarsmaktens organisation. Detta blir speciellt märkbart om resurser förändras utan helhetssyn som tex nedläggning av en flygverkstad eller outsourcing av militär reservdelsförsörjning.

C FSV talar gärna om ökad debiteringsgrad som ett mått på effektivisering.
Debiteringsgrad är oerhört lätt att manipulera – Ett enkelt sätt är att säga till all personal att redovisa så mycket tid som möjligt mot en kundorder. Så länge det inte finns någon med uppgift att kontrollera eller granska går det även att redovisa egna kvalitétsbrister, reservdelsproblem, utbildningar mm mot arbetsorder. FM har från och med 2015-01-31 ingen personal kvar som detaljgranskar genomförda åtgärder och FMV-FM fakturaflöde är till viss del automatiserat. För mig talar växande repköer ett tydligt språk om att detta handlar om något annat än effektivisering – nämligen suboptimering.

Incitamentet för repkön är olika beroende på om man tillhör FM eller FMV. FM vill helst uppnå 100% tillgänglighet och FMV ser gärna att man har materiel i repkön för att få så hög orderingång som möjligt eftersom man då garanterar avbrottsfri produktion.
En annan aspekt är att det är enklare att få en eventuell extern leverantör att ta över verksamhet om det finns en garanterad orderingång.


Mer pang för pengarna - För vem?

Eftersom FMV är en intäktsfinansierad myndighet kan FMV per definition inte spara någonting åt Försvarsmakten – bara åt sig själva. Däremot kan FMV se till att ha mer intäkter än utgifter och på så vis få ett överskott som går att lämna tillbaka till Försvarsmakten som en så kallad ”besparing”.

Andra verksamheter som överskottspengarna kan användas till:
• köpa in konsulter som kan lösa de uppgifter FMV/FSV inte kan, hinner eller vill göra själv.
• skicka FMV personal på utbildning/möten/kurser för att bättre förstå kunden Försvarsmakten.
• skicka FMV/FSV chefer på utbildningar. Lean-kurser verkar populärt.
• skicka konsulter på utbildning – Trodde i min enfald att det var kompetens som gjorde att man fick jobb på FMV?
• flyga in FMV personal till Stockholm och äta julbord på Globen Annexet.
• genomföra helt irrelevanta infrastrukturåtgärder på Fortverkets fastigheter som man hyr i andra hand av Försvarsmakten!
• troligtvis kan man också flytta överskott till projekt som av någon anledning blivit dyrare än vad man på FMV räknat med.

I ett civilt företag kan ovanstående nyttjande av medel vara helt normalt – men betänk att FMV fick uppgiften att utveckla logistiken för att de av politiker bedömdes kunna göra detta bättre och billigare än Försvarsmakten själva för att i slutänden spara skattemedel!

Exempel
250 chefer inom FMV lär sig att förstå ”kunden” – Säkert ett jättebilligt och effektivt möte?

FMV behöver hjälp med den krångliga ekonomin och köper in fler ekonomikonsulter.

Det märkliga är att FMV har lämnat tillbaks en hel del pengar till Försvarsmakten och genomfört en hel del annat med sina intäkter också men ändå lät FMV meddela att man inte kunde klara av besparingen redan i april 2014.

FMV och Försvarsmakten talar ofta om att besparingen skall användas till ökad insatsverksamhet vilket naturligtvis är ett välkommet tillskott för övningsverksamheten. Problemet är att effektiviseringen hämtas hem i effektivisering av logistik inklusive reparationer och övrigt underhåll på materiel. Detta innebär i förlängningen att Förbanden som skall övas ofta saknar materiel. När brister uppstår lånar förbanden materiel av varandra eller hyr materiel som tex fordon – Vilket belastar FM ekonomi ytterligare.

Läs gärna Försvarets forum Nr 6 2014 s.20 om reparationskön på ca 1000 fordon till ett beräknat underhållsvärde på ca 500 Miljoner kronor (enligt Tomas Salzmann på FMV intranät)

Är det effektivt och billigt att skjuta underhåll på framtiden? Notera att det är materiel i bruk som avses.


Kostnaderna ska vara tydliga

Jag påstår att det är stora otydligheter i både kostnad och vad som levereras från FMV till FM avseende materielunderhåll på grund av följande:

• Fakturorna från FMV till FM saknar specificerat innehåll – Granskning är i princip omöjlig om man inte lägger ännu mer administrativ tid i flera stödsystem och personalen som tidigare genomförde detta tillhör till största del FMV/FSV idag vilket skapar en jävsituation.
Det är fullständigt oacceptabelt att FSV inte rättat till detta sedan 2013-01-01, detta är C FSV ansvar som Överdirektör på FMV, inga ursäkter accepteras!
Anser inte Statskontoret att FMV behöver följa bokföringslagen?
• FSV kan i och med verksamhetsövergången numera beställa tjänster av sig själva eller av extern leverantör i FM system mot FM konto och ta betalt helt utan FM inblandning! Detta har förekommit och vid enstaka tillfällen upptäckts av en tillfällighet. Är det rimligt att FMV skall kunna detta och eventuellt i framtiden placerar en resurskonsult att arbeta med detta?
• FSV fakturerar i viss mån även egna kvalitétsbrister med motivet att de har rätt till detta på grund av att de skall ha full kostnadstäckning.
Detta har av mig påtalats i en avvikelse som fortfarande efter ett år inte blivit besvarad av FSV.
• En del leverantörers fakturor är mycket bristfälliga och genomfört arbete redovisas endast på mycket övergripande nivå vilket medför att dessa inte kan granskas och jämföras mot gällande avtal.


Påslag på externt underhåll

Olyckligtvis var jag otydlig när jag uttryckte mig på Twitter om ökade FMV/FSV ökade påslag under 2015 vilket fick en annan känd bloggare att göra en kalkyl som förhoppningsvis inte stämmer.

Jag själv kan inte svara på FMV:s totala påslag eftersom jag bara haft insyn i ekonomin i underhållsflödet. De påslag jag sett tillämpas är främst på underhåll av materiel.

Normalflödet innebär att den externa leverantören skickar faktura för genomfört arbete till FMV som i sin tur skickar fakturan till Försvarsmakten efter att FMV lagt på sitt pålägg.

Jag anser at det är orimligt att FSV har ett påslag på inköp av externa leverantörers underhåll och reservdelar oavsett om det handlar om 3,5%, 6% eller 9% eftersom:
• FSV levererar i detta fall (extern entreprenad) inte någon tjänst som de inte redan tagit betalt för. Se FMV myndighetsinstruktion (påslag på egen verksamhet är godkänt – inte påslag på annans verksamhet). Vanligtvis brukar C FSV hänvisa till att det finns administrativ tid kopplat till externa entreprenader men eftersom FM lägger en annan beställning till FMV på detta anser jag att FMV inte kan ta betalt en gång till för samma arbete.
• FMV/FSV får enligt gällande samordningsavtal inte ta mer betalt för beredskapsvaror, reservdelar och förnödenheter än leverantörens ursprungspris – men eftersom FMV fakturor inte särredovisar vad som köpt är det i princip omöjligt att granska.
• Avgiftsförordningen reglerar bland annat vilka påslag som anses rimliga myndigheter emellan. Att ta betalt flera gånger för samma arbete eller påslag på någon annans arbete är inte tillåtet.

https://www.riksdagen.se/sv/Dokument-Lagar/Fragor-och-anmalningar/Svar-pa-skriftliga-fragor/Interna-paslag-pa-av-FMV-till-_H212101/

Ännu intressantare blir ekvationen om man ser FSV som FMV:s interna tjänsteleverantör… Tänk om påslaget finns även där?

Om C FSV är emot påslag förstår jag ännu mindre hur han kan gå med på att höja dem?
Kanske kan detta vara en anledning:
http://www.fmv.se/sv/Nyheter-och-press/Nyheter-fran-FMV/FMV-sanker-priserna/?p=6
Jag misstänker att det inte fått samma mediala effekt att sprida nyheten ”FMV sänker timpriset och ökar påslagen!” – Vad tror du?

Andra påslag
Ett annat exempel från en annan del ur FMV:
När Försvarsmaktens Materielkontor med totalt 17 personer gick över till FMV så ökade årskostnaden för Försvarsmakten över en natt från 18 till 24 miljoner!?!?! Vad blev dyrare? Samma personal, samma kontor, samma fordon, samma datorer osv… Ja förvisso fick de en FMV-dator extra per person…


Mitt förslag på hur FM kan komma tillrätta med del av nuvarande logistikproblem

Materielproblemen på basal nivå skall ses som att det har införts begränsningar av personer som inte fullt förstår Försvarsmaktens behov. Dessa personer har medvetet eller omedvetet effektiviserat logistikflödet i en riktning som innebär att kärnverksamheten blir ineffektiv.

Jag påstår att det är fel väg att låta civila ”experter” förändra Försvarsmaktens processer, metoder och att leda militär logistik. Försvarslogistik är absolut inte att jämföra med civil logistik, framförallt för att den militära logistiken har avsevärt mer mångfacetterat innehåll och fler påverkande yttre faktorer än civil logistik.

Ett exempel är Försvarsmaktens Centrallager FMCL. Säkerligen mycket fredsrationellt och anpassat för internationella insatser men i händelse av nationell kris eller konflikt inte riktigt lika ändamålsenligt eftersom man då ”lägger många ägg i samma korg”.

Mitt förslag för att få bukt med materielproblemen börjar med fokus på gränsytan mellan främre och bakre logistik.
En enkel och snabb åtgärd som kan ge omedelbar positiv effekt för kärnverksamheten är att återföra gränsytan mellan Försvarsmakten och FMV till Försvarsmakten.

Oavsett var i Försvarsmaktens organisation gränsytan återupprättas bör den minst innehålla följande:

• Mandat, personal och kompetens att välja underhållsleverantör för reparation eller reservdelar – efter avtal eller akuta behov.
Skall också ansvara för gemensamma vårdanläggningar där förbanden genomför sitt förebyggande och avhjälpande underhåll.
• Mandat, personal och kompetens att prioritera och omprioritera underhåll utifrån förbandens planerade och aktuella insatskrav.
• Mandat, personal och kompetens att genomföra kontrollbesiktning och kvalitétskontroll på underhåll – både internt FM samt FMV/FSV eller mot extern leverantör.
• Mandat, personal och kompetens att tillsammans med FMV och ytterligare sakkunniga från FM genomföra materielöverlämning/kvalitétskontroll eller driva reklamationsärenden mot leverantörer.


Skyndsamt agerande
För att få stopp på nuvarande negativa logistikspiral bör ansvariga politiker agera skyndsamt innan FMV gått för långt i ineffektiva enpartsavtal eller alltför mycket personal tröttnat på dagens situation eller sagts upp.

Ett exempel på enpartsavtal -Service management där anbudstiden går ut om en vecka och omfattar beställning på över en halv miljard kronor. Notera att FMV upphandlar även sådant som normalt ligger på Fortifikationsverket – Ska FM betala två utomstående myndigheter för samma tjänst i framtiden?
https://www.e-avrop.com/fmv/e-Upphandling/Announcement.aspx?id=23750

Andra exempel är upphandling av kompletta system inklusive supportavtal som innebär att Försvarsmakten inte får genomföra underhåll själva (pga designansvar och garantier) och behöver skicka iväg system för att genomföra underhåll vilket under långa perioder begränsar nyttjande.


Slutord
Man skall inte glömma att det fortfarande finns en hel del personal som ofrivilligt lämnat Försvarsmakten. Jag vill passa på att rikta ett stort tack till alla inom FSV/FMV som arbetar på FUS:ar, fordonsbesiktningar, reservdelslager och verkstäder på golvnivå och ett par enstaka chefer och verkmästare på FSV verkstäder som lyckats behålla fokus på vad som är viktigt för Försvarsmakten.


Det finns säkert de som anser att jag är felaktigt underrättad, önskar bevis /detaljinformation eller har frågor eller andra ärenden som berör brister i nuvarande logistiklösning. Ni är välkomna att kontakta mig på ddrilog[at]gmail.com eller twitter @DDrilog eller om jag eventuellt behöver förtydliga ytterligare i fler inlägg.


/Specialistofficer inom militär logistik.

7 kommentarer:

Unknown sa...
19 januari 2015 12:56  

Ser man hur FMV har resonerat i vissa delar så blir man ju nästan mörkrädd. Exempel från som kommentar till att priserna ökat i marinverkstäderna: http://www.fmv.se/sv/Nyheter-och-press/Nyheter-fran-FMV/FMV-sanker-priserna/?p=6

"Höjningarna inom marinverkstäderna beror på att de är färre anställda men har samma produktion. Därför ökar timpriset på grund av de fasta kostnader verkstaden har, säger Anders Lorentzon."

Vad man alltså säger här är att man har effektiviserat verksamheten så att färre personer kan utföra samma mängd arbete. Det är ju så klart jättebra och en besparing som borde komma kunden till nytta. Men nej, istället har man sett att FMV's kostnad per mekanikertimme har ökat då man fördelat de fasta kostnaderna på timmarna (ganska självklar effekt av att använda den beräkningsnyckeln) och då ökar man istället kostnaden för slutkunden! Genialt, FMV har då inte bara minskat sina egna kostnader utan dessutom hittat ett sätt att ta mer betalt. Hade en leverantör i privat sektor försökt prissätta på det sättet hade de blivit utskrattade, fram tills de hade kursat då inga kunder i privat sektor är så korkade att de hade gått på den bluffen.

Jag undrar om FMV:s kalkyler fungerar likadant omvänt: Dvs. om de hade minskat sin effektivitet så de hade behövt anställa fler mekaniker för att utföra samma arbete, då hade samma kalkyl visat att kostnaden per mekanikertimme minskat, skulle de då sänka priset?

//JensJ

Galärslav HKV sa...
19 januari 2015 14:50  

ja, vad ska man säga.

Att leka affär när det inte finns någon reell konkurrens eller en oberoende kontrollfunktion brukar aldrig fungera. Däremot god grund för att tappa kontrollen både externt och internt (vilket också FM gjort).

Galärslaven HKV

Kristian sa...
19 januari 2015 15:04  

Just kombinationen med fasta och rörliga utgifter är inte så konstig och känns konstig att haka upp sig på. Om du har den fast utgiften X som ska fördelas på Y personer så är det självklart att priset per person ökar om Y minskar. X är ju fortfarande samma.

Eller hur ska den ekonomiska kalkylen gå ihop annars? Enda settet en privat aktör kan komma undan den obönhörliga matematiken är att ta smällen själv genom att skära i vinstmarginalen, men FMV ska ju gå plus minus noll så det finns ingen vinst att minska.

Flygverkmästaren sa...
19 januari 2015 15:38  

Vem är egentligen förvånad! Från molnfri powerpoint-höjd i en enmansutredning rakt ned i markdimman när man ska landa in en sån här omfattande omstrukturering. Med lite kreativ bokföring uppfylls naturligtvis politikernas målsättning att leverera "besparing", vilket är helt overifierbar då man vänt upp och ned på organisationer och flöden.

Håller med om dina slutord om överförda medarbetare som trots allt har försvarseffekt som ledstjärna och kompetensområde. Risker finns dock när dessa medarbetare ska omsättas om några år. Man har nu inte en naturlig karriärväg inom Försvaret (specialistofficerare ovilliga att sluta inom FM eller hittar inte ens till tjänsterna => FMV anställer civilingenjörer utan erfarenhet från FM => arbetsuppgifter läcker okontrollerat tillbaka ut på lokala förband från FMV)

Max Hanemann sa...
19 januari 2015 17:49  

Litet ekonomi:

På någon sikt är inga kostnader fasta, åtminstone i konkurrensutsatt verksamhet. Minskar man antalet direkt produktiva personer ("rörlig kostnad") brukar de fasta kostnaderna följa efter även om med viss fördröjning som bl a beror på förändringstrycket från marknad, ägare m fl.

Om man gör en kalkyl där det enda som förändras är att produktiviteten i produktionen ökar så att antalet arbetade timmar för att åstadkomma en viss produktion minskar kommer den totala kostnader i kr (således ej per timme; den ökar) att sjunka, vilket förhoppningsvis kommer kunden (eller ägarna!) till del.

(Jag misslyckades med att klistra in ett Excel-ark för att visa detta. Wiseman - hjälp!)

Problemet är inte kalkylmodellen utan affärsmodellen.

Unknown sa...
20 januari 2015 00:39  

Kristian: poängen är ju att FMV minskat sina kostnader genom effektivisering, men genom att de använder sig av en tokig fördelningsprincip så höjer de priset för kunden. Det är inte en fråga om att någon skulle minska sina marginaler för att det skulle bli mindre skevt, men upplägget som beskrivs betyder att FMV både minskat sina kostnader _och_ höjt sina priser på den aktuella tjänsten. Att kalkylmodellen med fördelning av samtliga fasta kostnader på arbetstimmarna gör att det ser ut som något blivit dyrare i ett scenario som detta betyder inget annat än att det i vissa fall är olämpligt att analysera kostnader enligt den principen.

JensJ

Max Hanemann sa...
20 januari 2015 11:29  

JensJ:

Jag upprepar - det är inte priset per arbetad timme som är intressant för slutkunden utan det är den totala kostnaden (priset/tim x antal timmar) för ett givet arbete som är av betydelse.

Olika kalkylmodeller har länge varit ett kärt trätoämne fackekonomer emellan. Att fördela alla fasta kostnader på antalet arbetade timmar har varit och är en vanlig metod, särskilt vid serieproduktion. En nackdel med förfarandet kan vara att fasta kostnader hamnar ur fokus.

För kortserie/enstycksproduktion som är lätt att avgränsa individvis och följa upp i projektform är, i mitt tycke, en stegkalkyl att föredra.

Sedan får man komma ihåg att det i tillverkande affärsverksamhet finns många behov av kalkyler som löses med olika kalkylmetoder. T ex självkostnadskalkylering och offertkalkylering. Annars skulle det inte behövas "bean counters" ...

Räknare



Creeper
Vilka myndigheter besöker Wiseman's Wisdoms?


MediaCreeper
Vilka media besöker Wiseman's Wisdoms?

Top Politik bloggar Politik Blogglista.se Politik Twingly BlogRank BloggRegistret.se

Twitter


Senaste kommentarerna

Bloggar jag följer

Knuff

Politometern

Bloggintresserade