Gästinlägg: En lekmans syn på projekt PRIO

Till att börja med vill jag klarlägga att jag helt och fullt håller med om att det är absolut nödvändigt att Försvarsmakten ersätter den enorma floran med IT-system man har suttit med, med ett eller några få nya. Situationen som har växt fram har varit ohållbar. Däremot ställer jag mig väldigt frågande till det vi har landat i – system PRIO.

Enligt Statskontorets granskning kommer kostnaden för projekt PRIO snarare landa på närmare 4 miljarder än budgeterade 2,5 miljarder. 4 000 000 000kr. Hur kan utveckling och implementering av ett IT-projekt kosta dessa summor, när man dessutom utgått från ett redan befintligt system? Grovt räknat hade FM kunnat anlita 500st IT-konsulter som för 1000kr i timmen arbetade i tre år (2 miljoner/år x 500 konsulter x 3år = 3 miljarder)…8 timmar om dagen, 260 dagar om året (helger borträknat). Då finns det fortfarande utrymme för 1000 personer att enbart ägna sig åt att testa systemet i två år. Tydliggjort på ett annat sätt handlar det om 1500 manår för systemutveckling och ytterligare 2000 manår för systemtest. Smaka på det.

Jag är väl medveten om att det endast har gått några månader sedan systemet implementerades ute på en del förband och jag tycker absolut att vi måste vara beredda att ge det en del tid innan vi helt dömer ut det. Inte desto mindre så är det extremt frustrerande att som väldigt arfaren datoranvändare (jag jobbade tidigare inom IT-branschen och använder datorn flitigt även privat) arbeta med ett så otroligt icke-intuitivt system. Hade jag gått till affären och köpt ett ekonomihanteringssystem och fortfarande, efter flera timmars interaktiv utbildning och tappra försök att använda programvaran, inte hade mer känsla för hur programmet fungerar så hade jag rent ut sagt slängt det i papperskorgen och tittat efter något annat.

Jag väljer här att i huvudsak kritisera ekonomidelen i PRIO eftersom det är den del jag kommit mest i kontakt med.

Min första kritik handlar om det mest uppenbara – gränssnittet – det vi ser när vi startar och använder programmet. Att det inköpta systemet i grunden använder helt andra begrepp än vi är vana vid är en sak. Att vi däremot inte kan fortsätta använda oss av redan etablerade begrepp är en annan. Jag skulle tro att näst intill alla FM-anställda vet vad begreppen org och akt innebär. Varför kan vi inte fortsätta att använda oss av dessa? Allt som krävs är en översättning i databasen – vad systemet i bakgrunden kallar saker och ting för är en sak. Vad vi ser är en helt annan.

Ett annat stort problem i gränssnittet är varför man inte skriver ut saker och ting i klartext. Varför? Skulle inte det underlätta? Om jag nu som enskild användare själv ska sitta och knappa in allehanda beställningar mm så skulle det underlätta enormt om det faktiskt stod utskrivet vad t.ex. aktiviteten (förlåt – nätverksaktiviteten) heter och inte bara stå som en elvasiffrig kod.

Min andra punkt rör budgeteringen och möjligheten till uppföljning. Det normala är att man budgeterar för en verksamhet genom att tala om vem (org) som kommer att göra vad (akt) och vad det kommer att kosta. Så budgeterade vi tidigare och vad jag har förstått, även efter införandet av PRIO. När vi däremot månadsvis vill följa upp hur mycket pengar vi har gjort av med så kan vi hör och häpna inte få utfallet på samma org och akt. Nej nu får vi istället utfallet till del ihopklumpat på nivån ovanför (deluppdrag) men till största del på enhetens övergripande kostnadsställe. Vad säger detta oss? För att tala klarspråk – inte ett skit! Möjligheten till relevant ekonomisk uppföljning är näst intill borttagen. Det enda vi kan göra är att gissa oss till hur mycket kostnader som hör till de olika aktiviteterna. Borde inte det absoluta och mest självklara utgångsläget vara att vi ska kunna utläsa utfall på samma nivå som vi har budgeterat?! Det övergår helt mitt förstånd hur man har kunnat missa detta!

Utöver ovanstående så har jag en rad synpunkter på huruvida vi lyckas förbättra några processer med hjälp av PRIO och huruvida vi egentligen sparar in några resurser. Jag anser att vi lurar oss själva när vi lägger ut en massa administrativt arbete från experterna (avropare, resehandläggare mm) till den enskilda medarbetaren. Det är lätt att i många fall dra en parallell till exemplet med läkare och läkarsekreterare. Jag väljer dock att lämna det därhän den här gången. Jag gör istället ett försök till att förstå hur det har kunnat bli så här.

Min bästa gissning är att FM inte har haft rätt kompetens vid upphandlingen av systemet. Av egen erfarenhet så vet jag att det krävs stor erfarenhet och rätt kompetens för att lyckas skriva en kravspecifikation på vad det är man egentligen vill ha. Vid framtagande av en kravspecifikation så krävs ett deltagande av både teknisk kunnig personal, personal som kan processerna som systemet ska stötta men också tilltänkta slutanvändare. Kontentan är helt enkelt – som man frågar får man svar. Att tvingas anpassa organisation och processer efter ett IT-system och inte tvärtom talar sitt tydliga språk – FM har inte gjort rätt.

Hur går vi då vidare utifrån det läge vi nu befinner oss i? Det viktigaste och troligtvis svåraste FM måste göra är att lägga allt vad prestige heter åt sidan och sedan titta med så neutrala ögon som möjligt på detta projekt. Det finns i synnerhet två frågor som man ärligt måste svara på för att hitta en konstruktiv fortsättning;

1. Vad har det kostat hittills och vart ser kostnaderna ut att landa (inklusive de sista delmodulerna)? Vilka alternativkostnader finns (får vi i slutändan ut mer effekt om vi använder kvarvarande medel på annat?)?

2. Får vi det stöd vi vill ha av systemet (t.ex. avseende ekonomisk uppföljning) som vi vill? Vad är kostnaden för att få det stöd vi verkligen behöver?

Det är mycket möjlighet att jag missförstått något avseende system och projekt PRIO och tar tacksamt emot konstruktiva tillrättalägganden i kommentarerna. Var dock medvetna om att det här trots allt inte är mer än en lekmans syn på det hela.


/Tänkarn


Se även "Datainspektionen kritiserar PRIO"